Você é do tipo de pessoa que trabalha em empresas grandes ou internacionais e precisa fazer um relatório de viagens corporativas? Considere que existe um passo a passo muito simples que pode te ajudar muito com isso. São dicas simples, que fazem toda a diferença.
Mesmo porque a rotina de escrever, separar e contabilizar documentos e custos é algo diário na vida de muitos brasileiros. Só que nem sempre é fácil fazer essa prestação de contas para a empresa, né. E a nossa ideia é justamente facilitar isso, através dos relatórios.
Esse documento, chamado de relatório de despesas, tem que ser bem simples e, ao mesmo tempo, completo. Isso porque nele devem estar todos os gastos e comprovantes. Confira o passo a passo abaixo e saiba como criar esse controle financeiro de gastos em viagens.
A política da companhia
A primeira coisa importante para quem vai criar um relatório de viagens corporativas é conhecer as políticas da empresa. Isso porque cada companhia tem o seu jeito de lidar com esse assunto.
Existem aquelas que trabalham com o sistema de reembolso, por exemplo. Outras preferem fazer algum tipo de adiantamento estimado para o mês. Mas, em todos os casos, criar o planejamento vai ser importante para o trabalhador.
A empresa tem que reembolsar a viagem do seu funcionário?
A ferramenta de gestão
Um segundo ponto importante é pensar sobre a ferramenta de gestão que vai ser usada. Isso porque para montar um relatório, independente de qual ele seja, é preciso ter uma estrutura para isso. O jeito mais tradicional é através de planilhas eletrônicas.
Elas são boas ideias porque podem ser acessadas de computadores, notebooks e celulares. Agora, também existe a possibilidade de usar programas mais eficientes para controlar despesas. O importante é ter algo que seja prático e confiável.
O planejamento de gastos
Depois disso, vem o planejamento dos gastos. Isso é importante independente da política da empresa. O fato é que o trabalhador tem que otimizar o processo e aí cabe a ele ter informações sobre preços. Mesmo que ele não seja o principal responsável por isso.
Assim, quando você tem uma ideia de preço de hospedagem, de passagens, de alugueis e alimentação fica mais fácil saber quanto vai gastar, ao menos, na média. Essa organização é essencial para o profissional evitar prejuízos e problemas.
As informações importantes
Uma boa ideia para quem está estudando uma forma de fazer o relatório de viagens corporativas é pensar nas informações importantes. Por exemplo, tenha sempre anotado o nome do viajante, o cargo, a área, os contatos, os dados bancários, destino, horários, etc.
Isso vai ser usado no relatório de viagens também. E vai ser importante para os possíveis reembolsos e inclusão de contas para a empresa.
O modelo do relatório
Outra coisa é pensar em um modelo de relatório de viagens corporativas que tenha a ver com a sua empresa e viagem. Por exemplo, a viagem para um congresso pode ser diferente de uma rotina de viagens diárias para cidades perto da sede da empresa.
Agora, não deixe de criar um documento padrão que possa ser usado em outras viagens do mesmo tipo. A ideia do modelo é válida, mesmo quando se pega pronto. Só que o ideal é você personalizar de forma que fique fácil para você.
Os dados do relatório
Independente do modelo de relatório que você tem, considere que alguns dados devem estar escritos em todos os casos. Por exemplo, aqueles com transporte (passagens, aeroporto, traslado, alugueis, combustível, pedágio, etc). Tem ainda as hospedagens e seguros.
Note que o viajante sempre tem que informar os seus dados pessoais e profissionais para ter um documento comprovante de tais gastos, viu. Se for uma nota fiscal, melhor ainda. Mas, lembre-se de respeitar as diretrizes da empresa.
O registro das despesas
Para evitar qualquer problema com a comprovação das informações que estão no relatório, considere que ter provas é a melhor saída. Então, não deixe de registrar os seus gastos. Faça isso arquivando as notas fiscais ou os cupons fiscais. Tire fotos e salve na nuvem, por exemplo.
E vale lembrar que até mesmo os valores menores, que parecem ser insignificantes devem estar no seu relatório e na sua pasta de despesas. Isso vai ser importante para comprovar o seu relatório de viagens corporativas.
O cálculo das despesas
Chegando ao fim do passo a passo, considere que é preciso calcular os gastos da viagem para entregar o relatório completo. Assim sendo, saiba que isso pode ser feito manualmente. Mas, a melhor forma é usar as fórmulas do excel ou mesmo os aplicativos de celular para isso.
O que é importante é ter um programa confiável. E vale a pena perder alguns minutos para fazer uma revisão completa de tudo que está no seu relatório de gastos. Isso porque uma vírgula pode mudar tudo e inviabilizar o seu reembolso, viu.
Salve a sua cópia
A última dica é sobre você salvar ou guardar a sua cópia do relatório também. Ele poderá ser usado posteriormente para comparação com outros meses e até mesmo para comprovar algum problema que aconteça no repasse do seu dinheiro.
Portanto, a dica é você passar o documento para os seus superiores e pedir uma cópia assinada após a verificação das informações. Além do mais, as notas, cupons e recibos devem ser entregues junto com o relatório, seja impresso ou anexado no e-mail.
