O reembolso de despesas de trabalho não é só uma questão de ressair os funcionários que realizam viagens corporativas com dinheiro próprio. Esse assunto envolve também a legislação trabalhista e as finanças do negócio.
Os gestores das empresas devem estar atentos a isso para evitar complicações judiciais futuras e para melhorar a gestão financeira. Então, uma viagem tem que ser custeada pela empresa, a começar pelas passagens aéreas.
O que diz a legislação trabalhista
As despesas de trabalho se referem aos gastos que os funcionários têm durante suas obrigações trabalhistas em viagens corporativas.
Elas podem incluir hospedagem, passagens aéreas e rodoviárias, traslados, alimentação e quilômetro rodado.
A partir daí, surge uma questão importante: as despesas de viagens devem fazer parte do salário do funcionário?
A resposta é simples e objetiva – Não!
As despesas de trabalho não possuem natureza salarial, mas sim indenizatória.
Integração com o salário!
Por outro lado, existe a possibilidade dessas despesas serem integradas ao salário.
Isso acontece quando o funcionário recebe o valor das diárias de viagem e essas ultrapassem 50% do salário liquido do empregado.
A última reforma trabalhista, aprovada em 2017 flexibilizou diversas normas trabalhistas, fortalecendo os acordos entre as empresas e os funcionários.
As opções para arcar as despesas de trabalho são escolhidas da maneira que for mais viável para a empresa, ou seja, ela que escolhe se vai fazer um adiantamento, se vai fazer um reembolso após a realização do trabalho ou se vão pagar as diárias de viagem.
Como funciona cada caso?
No caso de pagamento de diárias de viagem, a empresa calcula previamente os custos de viagem e estabelece um valor a ser pago ao funcionário por dia de viagem.
É importante que a estimativa seja justa.
O funcionário que viaja a serviço da empresa não é obrigado a prestar contas sobre as despesas quando ele recebe as diárias de viagem.
No caso de reembolso de despesa do trabalho, os funcionários arcam com as despesas de trabalho e recebem o reembolso mediante a prestação de contas comprovando todos os gastos relacionados a essa viagem.
Já no caso de adiantamento para despesas de trabalho, existe uma variação do reembolso de despesas corporativas, em que a empresa faz o cálculo estimado de quanto o viajante corporativo vai gastar e lhe paga uma quantia adiantada.
Após os gastos, o funcionário presta contas, solicitando reembolso das despesas de trabalho ou devolvendo a quantia restante, ou guardando-a como saldo para uma nova viagem.
E quanto à tributação?
Em geral, as despesas de trabalho não fazem parte do salário. Não há necessidade de incidência de encargos trabalhistas, como o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço, o 13° salário e as férias.
Na declaração do Imposto de Renda?
Sim, para o funcionário, o reembolso de despesas de viagem de trabalho tem particularidades na declaração do Imposto de Renda e deve ser considerado.
Fique atento e formalize as regras para o reembolso, adiantamento e pagamento de diárias de viagem na sua empresa.
Por onde começar a organizar os gastos da viagem?
Já existe um aplicativo de celular que pode ajudar a empresa a controlar essas despesas.
Fique atento e formalize as regras para reembolso, adiantamento e pagamento de diárias de viagem na sua empresa.
Estamos falando do VExpenses. Esse aplicativo te ajuda no processo de prestação de contas de maneira prática e segura.
